Innovatie is ook belangrijk voor de back-office

“Sinds de oprichting van MKT in 1993 gaan we met de tijd mee”, vertelt Sanne, medewerkster bij het gespecialiseerde vloerenbedrijf. “Aan de ene kant omdat je dat als bedrijf gewoon moet doen, maar ook omdat het mijns inziens valt onder maatschappelijk verantwoord ondernemen. Je moet blijven innoveren, zowel in je corebusiness als in zaken op de achtergrond, zoals de administratie.” Om die reden werkt MKT al meer dan tien jaar naar volle tevredenheid met CRM-software van Gilde Software, begunstigend NOA-lid en gespecialiseerd in software-oplossingen voor de afbouwbranche. Sanne: “Het is een goed systeem waarbij alles - van de verkoop tot de facturatie - vanuit een centrale plek te benaderen is. Alle projectinformatie wordt vastgelegd en weggeschreven in één systeem en is intern voor iedereen in te zien. Dat werkt heel prettig.” MKT is met de Gilde Software minder tijd kwijt aan calculaties en offertes, verkleint de kans op fouten en heeft volledig overzicht en inzicht in de verschillende werken. “Daardoor hebben we meer tijd over voor andere dingen die aandacht vragen”, stelt Sanne.

Urenregistratie

Afgelopen voorjaar voegde MKT twee extra onderdelen toe aan het automatiseringspakket: het Gilde Inkoopfacturen Portaal (GIP) en UrenDirect. Met GIP is het mogelijk om inkoopfacturen digitaal te verwerken en ze digitaal op te slaan. De module draait in de cloud. In de praktijk betekent dit dat er geen facturen meer geprint hoeven te worden en het scheelt bovendien veel dubbel (overtyp-)werk. Met de UrenDirect-webtoepassing kunnen de vakmensen van MKT voortaan zelf iedere dag hun gewerkte uren doorgeven. “Dat was één van de weinige dingen die we nog op papier bijhielden”, vertelt Sanne. “Nu kunnen medewerkers dat zelf op hun smartphone invoeren. De digitale urenregistratie is direct gelinkt aan de projecten waarop gewerkt wordt. Voor de vakmensen betekent dit dat de benodigde projectinformatie in één oogopslag zichtbaar is.” De invoering van het nieuwe systeem had door COVID-19 nog wel wat voeten in aarde, zegt Sanne. “Daarom hebben we een online presentatie gegeven waarin we alles stap voor stap hebben uitgelegd. We hebben van alle stappen instructiefilmpjes gemaakt die onze medewerkers op YouTube konden bekijken en eventueel terugkijken. De handleiding die we van Gilde hadden gekregen, hebben we gepersonaliseerd naar de specifieke MKT-methodiek. Uiteindelijk is dat ontzettend voortvarend opgepakt door onze mensen.”

De voordelen van een digitale urenregistratie laten zich krap drie maanden na invoering al zien. “We zien veel sneller of onze vakmensen hun uren correct hebben ingevuld zodat we kort cyclisch kunnen bijsturen. Eerder zat daar veel meer tijd tussen. Onze medewerkers vinden het - na een korte gewenningsperiode - ook erg handig. Het scheelt dat iedereen tegenwoordig een smartphone heeft. Digitale informatie ophalen of delen is inmiddels niet meer weg te denken in de huidige maatschappij. De stap naar Uren-Direct werd daardoor makkelijker.” Sanne kan het collega-afbouwbedrijven dan ook aanraden.“De toepassing is goud! Ik moet er wel bij zeggen dat als je dit soort automatiseringsprojecten invoert je de tijd moet nemen om het goed voor te bereiden. Ga bijvoorbeeld al met twee of drie medewerkers schaduwdraaien. Dan haal je eventuele problemen eerder naar boven en je creëert direct twee of drie extra vraagbaken.”

MKT als totaalaanbieder

“Wij inventariseren, ontwerpen, realiseren én onderhouden (parkeer)vloeren. Onze opdrachtgevers zijn onder andere aannemers, overheden, zorginstellingen, retailorganisaties en gebouweigenaren uit zowel Nederland als België. Met ruim 25 jaar ervaring en specialistische vakkennis zorgen wij altijd voor de best passende oplossing,” zegt Sanne. “We zijn een totaalaanbieder en nemen verantwoordelijkheid voor alle kritische punten. Onze kracht zit in het meedenken, plannen én uitvoeren.”