Hoe worden jouw facturen snel betaald

Het is verstandig om een klant, nog voordat u een opdracht accepteert, te toetsen op zijn of haar kredietwaardigheid. Nagaan of klanten wel zijn wie ze zeggen dat ze zijn en of ze kunnen betalen, heeft niets te maken met wantrouwen, maar alles met doordacht en bewust zakendoen. Het komt regelmatig voor dat ondernemers vervolgens rustig afwachten, maar dan kan het maanden duren voor een factuur betaald wordt. ‘Er bovenop zitten’ helpt echt om uw geld sneller te ontvangen.

Vormgeving factuur van belang

Een factuur is niet alleen belangrijk om financiële redenen, het is meteen ook een visitekaartje van uw onderneming. Het oog wil ook wat, zeg maar. Maar dat is niet het enige: het uiterlijk van een factuur kan ook bepalen hoe snel hij wordt betaald. Kijk daarom nog eens goed naar de vormgeving van uw facturen. Deze tips helpen u daarbij op weg:

1. Zorg dat het totaalbedrag in één oogopslag zichtbaar is. Zo voorkomt u dat een bedrag zonder btw wordt overgemaakt;
2. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo;
3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Veelal staat er standaard onder een factuur een regel als 'betaling binnen 14 dagen';
4. Vermeld op de nota dat de garantie op uw werkzaamheden geldt vanaf de ontvangstdatum van de betaling.

Een eerste betalingsherinnering

Het is belangrijk niet te lang te wachten met het sturen van een betalingsherinnering. In veel gevallen is er geen sprake van kwade zin, dus is het een goede gewoonte om vriendelijk taalgebruik toe te passen.

Er bestaat een wettelijke regeling voor de vergoeding van buitengerechtelijke kosten als een nota voor geleverde producten/diensten niet binnen de overeengekomen termijn wordt betaald. U moet bij het versturen van uw betalingsherinnering dan wel aan voorwaarden voldoen. De incassokosten voor een zakelijke klant mag u direct in rekening brengen. Voor consumenten geldt dat eerst een aanmaning moet worden gestuurd, waarbij de consument nog een termijn van 14 dagen krijgt om te betalen en waarin de consument gewezen wordt op de gevolgen van niet betalen. De hoogte van de incassokosten moeten in deze aanmaning worden vermeld. Gaat de aanmaning over meerdere facturen, dan worden de incassokosten over de totale hoofdsom berekend. Voorbeelden van herinneringen/aanmaningen voor zowel een zakelijke als particuliere klant zijn onderaan de pagina te downloaden.

Persoonlijk contact

Praat met uw klanten en houdt contact. Klanten waar u een goed en regelmatig contact mee onderhoudt, vinden het moeilijker uw factuur links te laten liggen. Dat is vele malen makkelijker als er niet telkens wordt gebeld. Het werkt niet altijd om mensen zich persoonlijk schuldig te laten voelen, maar in veel gevallen werkt het wel mee.

De vaardigheden van ‘de beller’ bepalen in grote mate of de factuur betaald wordt na een telefoongesprek. Een paar tips om een telefoongesprek effectiever te laten verlopen:

1. Weet wie u belt: is degene die de factuur moet betalen een man, dan belt een vrouw. Gaat een vrouw over de boekhouding, dan werkt het beter als een man belt. Telefoongesprekken lopen automatisch beter als verschillende seksen met elkaar telefoneren (noem het instinctieve alertheid).
2. Bereid u voor: weet waarover en waarvoor u belt. Ga op uw doel af, maar begin met een goede openingszin. Het eerste gesprek kunt u openen door te vragen hoe het geleverde werk bevalt. Daarna kunt u gerust over betaling van de factuur beginnen.
3. Heb oprechte aandacht voor uw gesprekspartner: de A van aandacht werkt bij elke ‘klant’, hoe vervelend u ze ook kunt vinden. Een ‘chit-chat’ kan het ijs breken. Zo’n gesprekje kan de klantrelatie versterken, wat eerder leidt tot betaling en mogelijk een vervolgopdracht.
4. Maak een afspraak voor het einde van elk telefoongesprek (helaas zullen soms meerdere gesprekken nodig zijn). Spreek een dag af wanneer betaling van (een deel van) de factuur overgemaakt wordt. Wordt de afspraak niet nagekomen, dan heeft u een goede reden om weer te bellen.
5. De aanhouder wint: u vindt het vervelend weer te moeten bellen, maar de wanbetaler vindt het ook vervelend u weer te woord te moeten staan. ‘Verras’ met beltijden (rond 17:30 uur is de telefoniste bijvoorbeeld naar huis en neemt de eigenaar zelf op), of desnoods met het nummer waarmee u belt (als uw zakelijk nummer niet meer wordt opgenomen, omdat men al weet waarom u belt). Laat u niet uit het veld slaan, blijf correct en vriendelijk, doch beslist.

Timing

Wist u dat u door incasso's op het juiste moment te versturen de kans op succes kunt vergroten? Vijf tips om beter in te spelen op goede en slechte betaalmomenten:

1. Begin op tijd met de invordering. Eind december en eind mei is de kredietwaardigheid van consumenten het hoogst, dus zorg dat u op dat moment al bovenaan de lijst staat. Stuur uw aanmaningen voorafgaand aan die perioden en geef uw vorderingen de juiste aandacht.
2. Het midden- en kleinbedrijf betaalt slecht in mei en in de vakantiemaanden. Zorg ervoor dat u uw facturen vóór deze perioden hebt geïnd.
3. In de periode dat de jaarbalans wordt opgemaakt ligt de focus binnen bedrijven niet op debiteurenbeheer. Tref voldoende voorbereidingen om vervallen facturen vóór het einde van het jaar te incasseren.
4. Stel de betaaldatum in het algemeen rond de 20e van iedere maand. Voor debiteuren met kinderen zijn de ontvangstdata van de kinderbijslag gunstige perioden.

Sommatiebrief

Heeft u na schriftelijke aanmaning en telefonisch contact geen betaling ontvangen, dan wordt het tijd om serieus te sommeren. We hebben een voorbeeld van een sommatiebrief (onderaan de pagina te downloaden), of benut de NOA-incassoservice van onze huisadvocaat.