Out-of-office mails

Check jouw boodschap

Als je jouw afwezigheidsassistent in wilt stellen, check dan in elk geval de boodschap die je verstuurt. Je wilt niet herinnerd worden als degene die midden in de zomervakantie nog ‘prettige feestdagen en een gelukkig Nieuwjaar’ mailt… 

Vermeld geen details

Het is voor de ontvanger van jouw out-of-office mail wel prettig om enige duidelijkheid te krijgen, maar geef geen details, reisverslagen, of semi-grappige verwijzingen. Een goede collega ziet de humor daar meestal wel van in, maar een nieuwe klant of zakelijke relatie zit er niet op te wachten dat je vlak voor je vakantie in een lollige bui was. 

Afwezigheidsassistent voor méér dan paar dagen

Stel jouw out-of-office alleen in als je langere tijd jouw mail niet bekijkt, of niet van plan bent te reageren. Hoewel mensen steeds sneller reactie verwachten, een dagje kan iedereen echt wel wachten. 

Vermeld wanneer reactie

Geef in je afwezigheidsmelding duidelijk aan wanneer iemand een reactie mag verwachten. ‘Volgende week’ is een ruim begrip. En als je drie weken op vakantie gaat, loopt zo’n toezegging al snel spaak. Een daadwerkelijke datum is daarom prettig.  

Bied een plaatsvervanger

Schrijf niet dat bij noodgevallen gebeld kan worden met nummer … maar vermeld bij wie, hoe en wanneer mensen bij een plaatsvervanger terecht kunnen. Want wanneer is iets een noodgeval? Iets simpels is probleemloos door een collega te beantwoorden en wordt het ingewikkeld, dan kan jouw plaatsvervanger overleggen wat te doen. 

Maak een “hey hoi ik ben er niet” video

In plaats van een standaard tekst, kun je ook een korte videoboodschap maken. Dat is verrassend, spontaan en exclusief voor de ontvanger. In max een minuut vertel je bijvoorbeeld: “Leuk dat je mailt, maar jouw mail wordt iets later beantwoord dan normaal. Ik lees mijn mail weer vanaf [datum] en zal je dan z.s.m. berichten. Kan jouw vraag niet tot die tijd wachten, dan kun je in de tussentijd terecht bij [naam plaatsvervanger]. Het mailadres is …” Jouw video publiceer je als verborgen film op YouTube, in je out-of-office reply schrijf je dat je een persoonlijke boodschap hebt en je kopieert de YouTube link er in. 

Zet je out-of-office op tijd weer uit

Je zult niet de eerste en ook niet de laatste zijn, die vergeet zijn/haar afwezigheidsassistent uit te zetten. Mailers zullen je er niet allemaal op attenderen, dus kan het dan best lang duren voor je er achter komt. Dus voordat je je eerste mailtje gaat lezen, eerst even de melding uitzetten!

Alvast een prettige vakantie gewenst!