Kopie paspoort of ID

We horen verschillende geluiden. Volgens de (hoofd)aannemers bent u wettelijk verplicht om van alle werknemers, van uzelf, maar ook van alle onderaannemers die u inhuurt, kopieën van paspoorten te overhandigen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens, die toeziet op het verwerken van persoonsgegevens en op grond van de wet Bescherming persoonsgegevens, ontbreekt daarvoor elke wettelijke grondslag als het gaat om werknemers en ZZP-ers met de Nederlandse nationaliteit. Op grond van de wet Arbeid Vreemdelingen hebben werknemers en ZZP-ers met een buitenlandse nationaliteit wel een wettelijke plicht om kopieën van paspoorten of ID-bewijzen te verstrekken. Deze kopieën moet u ook doorgeven aan uw opdrachtgever, die vervolgens deze kopieën ook weer door moet geven aan zijn opdrachtgevers.

Regels op een rijtje

Door het vervallen van de Verklaring Arbeidsrelatie en het invoeren van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA), waarbij de wettelijke grondslag voor het hebben van een kopie paspoort of ID in uw administratie van opdrachtnemers niet is toegestaan, hebben wij de regels voor u op een rijtje gezet.

Nederlandse werknemer in loondienst

Van deze werknemers mag u (formeel) geen kopieën van paspoorten aan derden verstrekken of van onderaannemers met personeel ontvangen/opvragen. Dit geldt ook voor werknemers die via een uitzend- en/of detacheringsbureau voor u werken. Behandel het bedrijf (en dus het personeel) alsof u met een onderaannemer te maken hebt. Voor de werknemers die bij u in loondienst zijn, dient u wel een kopie van het paspoort of ID-bewijs in uw administratie te hebben.

Nederlandse ZZP-ers

Sinds 1 mei 2016 mag u van de door u zelf ingehuurde Nederlandse ZZP-ers ook geen paspoort of ID-bewijs meer in uw eigen administratie opnemen. Ook het doorgeven aan de (hoofd)aannemer is dus uit den boze. Indien onderaannemers van u zelf weer ZZP-ers als onderaannemer inhuren, mogen zij ook geen kopieën aan u verstrekken.

Buitenlandse werknemers en ZZP-ers

Van buitenlandse werknemers en ZZP-ers die niet uit de EER komen, bent u verplicht om zelf een kopie van het paspoort in uw administratie te hebben en deze ook van uw onderaannemers op te vragen, indien zij die niet zelf verstrekken. U moet deze ook zelf doorgeven aan uw (hoofd)aannemer.

Geen wettelijke grondslag

Zoals gemeld, vindt de (hoofd)aannemer in veel gevallen dat u altijd kopieën moet verstrekken. Zij geven als argument dat het moet op grond van de wet, bijvoorbeeld de Wet Ketenaansprakelijkheid. Belangrijk is echter dat de wettelijke grondslag bijna (behalve bij buitenlandse nationaliteiten) altijd ontbreekt. Als er geen wettelijke grondslag is, is het simpelweg verboden. Als er geen verplichting is, is het ook niet toegestaan.

Boete

Hoewel het in het verleden al in veel gevallen wettelijk niet was toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en te bewaren, werden er geen sancties opgelegd als dit toch gebeurde. Dat is sinds 1 januari 2016 ook veranderd. Als u zich niet houdt aan de wet kan dat tot flinke boetes leiden, die worden opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens. De boete voor het onterecht vragen naar of verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen naar € 810.000,- of 10% van de jaaromzet.

Hoofdregel

Mag of moet u dan helemaal niets meer doen? Nee, echter het uitgangspunt van de Wet bescherming persoonsgegevens is het beperken van het gebruik of het verzamelen en dergelijke van persoonsgegevens. Meestal is het genoeg als mensen hun identiteitsbewijs, zoals hun paspoort of identiteitskaart, laten zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of ‘identificeren’ genoemd. Wat kunt u wel doen:

• Gegevens van het ID-bewijs overnemen (niet kopiëren of scannen) is in bepaalde gevallen toegestaan. U kunt hierbij denken aan toegangscontroles en/of bezoekregistratie. Hierbij is toegestaan om een beperkt aantal gegevens vast te leggen, zoals de naam van de persoon die het terrein/gebouw wil betreden.
• Overschrijven mag: de aannemer of inlener die iemand inleent, moet bij de Belastingdienst de identiteit van de werknemer kunnen aantonen. Daartoe moet de inlener het originele identiteitsbewijs controleren (zonder te kopiëren of scannen). Vervolgens moet hij hiervan een aantal persoonsgegevens overschrijven, waaronder het BSN, de NAW-gegevens en geboortedatum. Per 1 januari 2017 is in de Uitvoeringsregeling geregeld dat een uitlener of onderaannemer het BSN van de door hen ingezette werknemers (dus ook eventuele ingehuurde uitzendkrachten) verstrekt aan de inlener en/of (hoofd)aannemer. Dit betekent dat u het BSN moet vermelden op onder andere het mandagenregister. Het feit dat u verplicht bent om het BSN door te geven in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), betekent niet dat u kopieën van ID-bewijzen mag maken en verstrekken. Dat is namelijk NIET het geval. De verplichting om de identiteit vast te stellen, blijft gewoon bij de (hoofd)aannemer liggen. Deze mag nog steeds geen kopieën van ID-bewijzen in zijn administratie bewaren.
• Boete bij illegale kopieën in uw administratie: als u toch nog illegale kopieën in uw administratie hebt, kunt u per illegale kopie een boete van maximaal € 3.200,- krijgen.

Conclusie

Zoals aangegeven, eisen veel (hoofd)aannemers ondanks het vaak ontbreken van een wettelijke grondslag, te pas en te onpas kopieën van de werknemers en ZZP-ers die via u voor hen werken. Ook als bedrijf doet u dat regelmatig om te voorkomen dat bijvoorbeeld de rekening niet of veel te laat betaald wordt. Uit bovenstaande mag blijken dat dit echt niet kan. Het hebben van illegale kopieën kan tot zeer hoge boetes leiden. Om in de praktijk toch vast te kunnen stellen wie er op de bouwplaats rondlopen, kunt u de hoofdaannemer wijzen op zijn verificatieplicht en hem dringend adviseren om de identiteitsbewijzen van uw (ingehuurde) werknemers en ZZP-ers zelf op de bouwplaats te controleren. Bij controle op de werkplek zelf geldt voor mensen met een Nederlandse nationaliteit ook een geldig rijbewijs. Uw werknemers en/of onderaannemers hoeven dus niet dagelijks met een paspoort of identiteitskaart op zak te lopen.

Er zijn dus flink wat beperkingen op grond van de wet ten aanzien van het hebben van een kopie van een ID-bewijs in uw administratie (en die van uw opdrachtgever). In het kort hebben we getracht hier enige duidelijkheid in te scheppen. Als u nog vragen hebt, kunt u altijd contact met het secretariaat opnemen.