Dé offerte die scoort

In een offerte beantwoordt u de vraag van een klant. Realiseer u dat uw klant een oplossing wenst voor zijn probleem en dat dit centraal staat. De manier waarop u hierover uitleg geeft, de werkzaamheden en materialen die hiervoor nodig zijn en de prijs die u daarbij berekent, zijn - tezamen met uw gehele bedrijfspresentatie en persoonlijke voorkomen - doorslaggevend of de klant u de opdracht gunt.

Voor een scorende offerte kunt u vasthouden aan de volgende onderdelen:

Onderwerp regel

De klant krijgt de eerste indruk van uw offerte bij de kopregel. Door een pakkende, verrassende onderwerp regel te verzinnen die de aandacht trekt, valt u direct op.

Inleiding

Beschrijf in het kort de aanleiding van uw offerte. Leg hier eventueel ook de opbouw van de offerte uit. Schrijf persoonlijk en bouw voort op het persoonlijke contact. Wees niet te amicaal, maar waak ook voor ouderwets, formeel taalgebruik.

De vraag van de klant

Laat zien dat u het "probleem" van de klant begrijpt, door de vraagstelling kort samen te vatten. Formuleer de probleemstelling in een paar zinnen en som eventuele wensen puntsgewijs op. Probeer ook kort het beoogde eindresultaat te beschrijven. Mogelijk kunt u hierbij verwijzen naar normen, of richtlijnen. Let op; ga ervan uit dat uw klant niet uw kennis heeft, dus geef heldere uitleg. ‘Blauwpleisterwerk’ kan voor u klare taal zijn, een consument zou hierbij kunnen denken: ‘maar ik wil helemaal geen blauwe muur...’

De oplossing

Beschrijf hoe u het probleem van de klant kunt oplossen. Vermeld met welke producten u wilt werken en hoe u te werk wilt gaan. Een globaal stappenplan met tijdsplanning is meestal voldoende. Hier kunt u ook eventuele alternatieven kwijt. Dan biedt u de klant een keuze; veelal vinden mensen dat prettig. Geef deskundig advies. Waarschuw er ook voor als wensen niet zonder haken en ogen uitgevoerd kunnen worden.

Leveringsvoorwaarden

Verwijs altijd naar de voorwaarden die u van toepassing verklaart en voeg een exemplaar bij als bijlage. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze standaardverwijzing. Daarmee maakt u duidelijk wat de klant van u mag verwachten, maar ook wat u van de klant verwacht.

Prijs

Een offerte voor een zakelijke opdrachtgever kun je anders beschrijven dan die voor een consument. Wees altijd duidelijk over je prijsvorming, vermeld het btw-tarief dat van toepassing is (sommige werkzaamheden kunnen voor 9% btw worden aangeboden) en eventuele bijkomende kosten. Als u offreert op basis van een uurtarief, moet u ook rekening houden met werkgerelateerde onkosten zoals reiskosten. Neem deze in uw offerte op, want de klant moet hiervan wel op de hoogte zijn. Geef ook aan welke garantie en service u biedt. Hiermee kunt u zich onderscheiden van concurrerende offertes.

Uw bedrijf

Sluit af met enkele korte, prikkelende zinnen met informatie over uw bedrijf. Noem enkele sterke punten (die u uit uw SWOT kunt halen), verwijs eventueel naar referentieprojecten waar de klant zou mogen rondkijken en vermeld bij voorkeur ook iets over de personen die de opdracht zullen uitvoeren.

Afsluiting

Bedank de klant dat u een offerte heeft mogen maken en zet de deur open voor vervolgcontact. De afzender/ondertekenaar van de offerte moet dezelfde zijn als degene die eerder contact heeft gehad met de klant. Maak ook een ondertekeningsmogelijkheid voor de klant, waarmee op schrift staat dat u opdracht van de klant heeft om het werk, conform de beschreven werkwijze in de offerte, uit te gaan voeren.

Actie

Hoe helder en opvallend uw offerte ook is, door uw klant enkele dagen later over de offerte na te bellen, bereikt u het meeste effect!

Het oog wil ook wat

Zorg dat uw offerte er keurig verzorgd uit ziet. Vermeld uw bedrijfsgegevens goed, laat eventuele keurmerken zien en voeg een exemplaar van uw leveringsvoorwaarden bij. Heeft u aanvullende informatie over uw bedrijf, de toe te passen materialen, tekeningen etc. dan komt het verzorgd over als u het geheel tezamen in een offertemapje aanbiedt.

Download voorbeeld offerte