NOA Menu

NOA Kenniscentrum

Ook achterkant paspoort moet in administratie

door: Gert van der Meulen
| Personeel

Kopie achterzijde paspoort

In de afbouwsector hebben we veel te maken met het uitvoeren van de identificatieplicht van eigen personeel en ingehuurd personeel. In veel gevallen wordt volstaan met het simpelweg maken (en veelal ook ongebreideld) doorsturen van kopieën van identiteitsbewijzen aan opdrachtgevers. Los van de vraag of dit altijd moet en mag, is het belangrijk dat u in de situatie dat het moet, u dit goed doet.

Van de nieuwste versie van het paspoort moet u als werkgever namelijk niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk, omdat het Burgerservicenummer (BSN) tegenwoordig op de achterkant staat. Dit betekent dat wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, u voor de identificatieplicht goed moet controleren dat u een kopie heeft waarop het BSN-nummer vermeld staat. Is het een nieuw paspoort, dan moet u zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort controleren en kopiëren. De kopie bewaart u in de salarisadministratie. Deze verplichting geldt ook voor eventuele ZZP-ers die u, rechtstreeks, zelf inhuurt.

Op tijd voldoen aan identificatieplicht

Als werkgever moet u, vóórdat de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet u zorgvuldig te werk gaan. Maakt u een verkeerde kopie, dan kunt u te maken krijgen met het hoge anoniementarief. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is op basis van een uitspraak van de Hoge Raad niet nodig.

Geldig identiteitsbewijs

Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig. Een rijbewijs mag in de meeste gevallen wel gebruikt worden als identificatiemiddel op de werkplek zelf. Werknemers hoeven dus niet permanent hun paspoort of identiteitskaart bij zich te hebben.

Niet altijd kopie maken en bewaren

Let op: van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten en andere ingeleende werknemers (geldt ook voor ZZP-ers die weer door de onderaannemer zijn ingehuurd) mag u geen kopie maken en bewaren. Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomt u dat er bijvoorbeeld in onder-onderaanneming een ingeleende werknemer zonder verblijfsvergunning aan het werk gaat. Van buitenlandse uitzendkrachten en ZZP-ers mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden. Dit op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen.

Zorg er dus voor dat u uw administratie in het kader van de identificatieplicht goed op orde heeft. Het kan u anders onnodig veel geld kosten!

Andere relevante artikelen

Inloggen


Lid worden?

Personen actief in de Nederlandse afbouw krijgen veel voordelen als lid van NOA.


Lees de voordelen en word lid