NOA Menu

NOA Kenniscentrum

Kopie ID-bewijs opdrachtnemer mag niet meer

door: Gert van der Meulen
| Management Administratie

Kopie-ID-bewijs

Bij het inhuren van o.a. ZZP-ers was u als opdrachtgever op grond van de wet verplicht om de identiteit van de ondernemer vast te stellen én moest u ook een kopie van het ID-bewijs in uw administratie hebben. Dat mag nu niet meer! Sinds op 1 mei 2016 de Verklaring arbeidsrelatie is afgeschaft, is de wettelijke basis hiervoor vervallen en is het u niet langer toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers in de administratie op te nemen.

Een kopie ID-bewijs bewaren mag namelijk alleen als hier een wettelijke verplichting voor is en dat is na het intrekken van de VAR en het invoeren van de Wet DBA niet langer het geval.

Als een nieuwe werknemer bij u in dienst treedt, bent u als werkgever op grond van de identificatieplicht verplicht om de identiteit te controleren. U moet deze vaststellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs én een kopie van paspoort of identiteitskaart in de administratie bewaren. Voor uitzendkrachten en opdrachtnemers (bijv. ZZP-ers) geldt deze bewaarplicht niet, omdat ze niet bij u in dienst zijn.

Niet verplicht? Dan ook niet toegestaan!

Tot 1 mei 2016 was de bewaarplicht wel van kracht voor opdrachtnemers die een Verklaring Arbeidsrelatie overlegden. Bewaarde u een VAR in de administratie, dan moest daar ook altijd een kopie van het identiteitsbewijs van de opdrachtnemer bij zitten. Met het vervallen van de VAR is ook de verplichting om zo’n kopietje te maken geschrapt.

Omdat het volgens de wet alleen is toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en bewaren als dit wettelijk is voorgeschreven, is door het vervallen van de plicht bij een VAR ook meteen het recht vervallen om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers te vragen of maken. Het is dus niet een kwestie van dat u dit niet meer hoeft, maar ook NIET meer mag.

Doorgeven kopie ID-bewijs is verboden

Voor de volledigheid: het doorgeven van kopieën van identiteitsbewijzen aan derden (bijv. de bovenliggende aannemer) was, is en blijft verboden. De enige uitzondering hierop is, als het om arbeidskrachten met een buitenlandse nationaliteit gaat. Dan moet het op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen wel.

Identiteit vaststellen en controleren mag nog steeds

Hoewel u dus geen kopietje meer in de administratie mag opnemen, mag u (en dat is ook aan te bevelen) natuurlijk wel de identiteit van de opdrachtnemer controleren en vaststellen. Regelmatig wordt door aannemers gesteld dat dit op de bouwplaats met een paspoort of identiteitskaart moet gebeuren. Dat is op zich niet juist. Voor het controleren of vaststellen van de identiteit op de bouwplaats volstaat een rijbewijs. De bouwplaats wordt namelijk gezien als werkplek. Werknemers en opdrachtnemers met de Nederlandse nationaliteit hoeven dan ook op grond van de wet NIET de hele dag met een paspoort of identiteitskaart rond te lopen. Voor arbeidskrachten met een buitenlandse nationaliteit moet dat wel. 

De wettelijke verplichting om kopieën van ID-bewijzen in uw administratie op te nemen is dus in dit geval verdwenen en daarmee ook het recht om dit te doen. Dit geldt ook voor uw opdrachtgevers. Regelmatig wordt in de praktijk ten onrechte om dergelijke kopieën gevraagd.

Voor meer informatie kunt u contact met ons secretariaat opnemen.

Inloggen


Lid worden?

Personen actief in de Nederlandse afbouw krijgen veel voordelen als lid van NOA.


Lees de voordelen en word lid