NOA Menu

NOA Kenniscentrum

Kaizen Methode voor continu verbetering

door: Erica van Aken
| Management

Kaizen methode

Kaizen, of Kai zen, is Japans en betekent 'continu verbeteren', of 'voortdurend verbeteren'. Daarmee wordt bedoeld: Hoe krijgen we het voor elkaar, dat we onze producten en of diensten telkens verbeteren/aanpassen, zodanig dat de klant tevreden is en we de concurrentie voor blijven?

Verbeteren betekent niet een product of dienst zo maar beter maken, maar passend maken bij wat de klant wil of verwacht. Ook ten aanzien van de prijs. Die klant verwacht een product of een dienst van:

  1. Bepaalde kwaliteit (Quality),
  2. Tegen een afgesproken prijs (Cost) en 
  3. Op het juiste, afgesproken moment (Delivery)

Dus: Quality, Cost en Delivery van de klanten. Dat is de leidraad van de methode kaizen.  

Stap 1: Klanteisen

Bepaal de klantgroepen en de vereisten van die klantgroepen. Welk budget (Cost) hebben zij, welke kenmerken van product of dienst vinden zij belangrijk (Quality) en op welk moment en in welke vorm willen zij uw dienst of product ontvangen (Delivery)?

Stap 2: Bewustwording

De eerste stap op weg naar kaizen zijn de klanteisen, de tweede is ons bewust te zijn van het feit dat de in stap 1 gedefinieerde vereisten leidend zijn in alles wat we doen en dat ze allesbepalend zijn voor de gezondheid van de organisatie. Niets mag in de weg staan om te voldoen aan die vereisten!

Deze bewustwording moet eerst en vooral plaatsvinden bij de directie en het management. Aan de directie de taak om iedere medewerker te laten begrijpen wie uw klanten zijn. Ook de telefoniste die klanten te woord staat, de boekhouder die de facturen maakt, allemaal moeten ze weten wat de klant verlangt.

Stap 3: Procesinrichting

Producten en diensten komen voort uit de processen die ze voortbrengen. Dus als we onze producten en diensten willen verbeteren (QCD), zullen we de processen moeten aanpassen. Foutloze processen zorgen immers voor foutloze producten en diensten. 

Stap 4: Procesbeheersing

Iedere processtap levert een bepaalde output, een tussenresultaat. Bijvoorbeeld het inschrijven van de klantgegevens in een CRM-pakket, of de invoering van een bestelling. Die gegevens moeten correct geadministreerd zijn (foutloos) en volledig zijn, zodat de volgende processtap (bijvoorbeeld de calculatie) goed kan worden uitgevoerd.

In deze stap meet u bijvoorbeeld het aantal keren, dat het invoeren van gegevens goed gaat en tijdig wordt uitgevoerd. Denk hierbij ook aan de kosten (Cost), die worden nog wel eens vergeten: Wat mag een processtap eigenlijk kosten? Wat mag het administreren kosten? Want uiteindelijk mogen onze kosten niet boven een bepaalde grens uitkomen.

Stap 5: Procesverbetering

Uit de vorige stap leren we dat bijvoorbeeld 95% van de ingevoerde gegevens foutloos in het systeem staan, en dat 5% dus niet goed is, of onvolledig is. Tijd om medewerkers in een verbeterteam te laten werken aan dit probleem. Laat ze bijvoorbeeld gebruik maken van de plus delta methode of kies voor een daily stand

Stap 6: Proces management

Bovenbeschreven stappen worden nu zodanig toegepast in de hele organisatie, op alle processen (primair en ondersteunend), dat er sprake is van beheersing van alle werkzaamheden. Dit is te zien aan de output, want die is nu per processtap stabiel en wordt bovendien continu verbeterd.

Stap 7: 5S

Bovenstaande verbeteringen ontstaan niet vanzelf. Medewerkers moeten precies weten wat de klanteisen zijn en op welke wijze ze vervolgens moeten gaan werken. Het is daarom belangrijk dat medewerkers hun werkplek inrichten op een manier dat ze snel, makkelijk en foutloos kunnen werken. 5S is de methode die gebruikt kan worden om werkplekken optimaal in te richten en nieuwe werkstandaarden in te voeren. 

Stap 8: Total Productive Maintenance (TPM)

De processen zijn nu ingericht, de werkplekken ook en de beleidscommunicatie verloopt continu en door de hele organisatie. Nu moet u er nog voor zorgen dat machines niet onverwacht uitvallen of rare mankementen gaan vertonen. Een continue zorg voor uw machines en materialen moet er toe leiden, dat onverwachte stilstanden of andere storingen niet optreden. Immers, preventief onderhoud is goedkoper dan storingen achteraf verhelpen.

Stap 9: Suggestiesystemen

Veel organisaties beginnen met een zogenaamde ideeënbus. In de hoop dat medewerkers hun creativiteit uiten. De werkelijkheid is, dat dit pas goed lukt, als voorgaande de stappen allemaal zijn doorlopen. 

Inloggen


Lid worden?

Personen actief in de Nederlandse afbouw krijgen veel voordelen als lid van NOA.


Lees de voordelen en word lid