NOA Menu

NOA Kenniscentrum

De kunst van het onderhandelen: 13 praktische tips

door: Erica van Aken

Kunst Van Het Onderhandelen

Onderhandelen is een kunst diniet iedere manager beheerst. Toch is het niezo moeilijk als er een strak schema wordt aangehouden. Onderhandelen bestaat globaal uit vier fasen:

  1. voorbereiding
  2. uitvoering
  3. afrondingen
  4. evaluatie

Wilt u succesvol onderhandelen, besteed dan aan alle fasen evenveel zorg. Onderschat vooral de fase van de voorbereiding niet. Uit onderzoek blijkt dat de meest succesvolle onderhandelaars zeer veel tijd in hun voorbereiding steken.

Voorbereiding

De voorbereiding is één van de belangrijkste onderdelen van het onderhandelingsproces en wordt vaak ten onrechte onderschat. Vermijd deze veel voorkomende fout en u staat gelijk veel sterker tijdens onderhandelingen. Voor een goede voorbereiding bestaan de volgende tips:

  1. Analyseer het probleemMaak eerst een diagnose van het probleem en bekijk de verschillende oplossingen. Probeer u ook in te leven in de gedachtewereld van uw 'tegenstander'. Om een goede diagnose te maken, zorgt u dat u beschikt over zoveel mogelijk informatie.
  2. Bepaal uw doelstellingenMaak een voorstelling van de resultaten waarmee u aan het einde van de onderhandelngen naar huis wilt. Formuleer uw doelstellingen altijd concreet, realistisch, meetbaar en specifiek. Formuleer het gewenste resultaalt voor uzelf zwart op wit. Het geeft u een punt om naar toe te werken en zal u daardoor stimuleren. Wat u wilt bereiken, is waarschijnlijk niet eens het moelijkst om te bedenken. Probeer u vooral ook voor te stellen wat 'zij' willen.
  3. Bepaal uw grenzen: Stel een boven grens vast. met welke 'maximale eisen' kunt u redelijkerwijs naar voren komen? Onderhandelen is een kwestie van loven en bieden. Door hoog in te zetten kunt u heel wat toevoegen zonder iets op uw doelstellingen in te leveren. Stel ook een ondergrens vast. Wat kunt u nog net accepteren en wanneer breekt u de onderhandelingen af?
  4. Stel u de procedure voor: Probeer van tevoren te bedenken hoe de onderhandelingen zullen verlopen. Maak een analyse van:
    De sterke en zwakke punten van beide partijen - de te verwachten consequenties van het te behalen resultaat of van het wegblijven daarvan - De bevoegdheden van de onderhandelingspartners.
  5. Bedenk noodmaatregelen: Stel u voor dat de onderhandelingen niet zo verlopen als u zou willen. Bedenk van tevoren in welke situatie u op welke wijze gaan reageren. En vooral wanneer u wel en wanneer u niet gaat toegeven.

Uitvoering 

De fase van de uitvoering begint in een rustige en afgesloten ruimte. Neem waar mogelijk plaats achter uw eigen bureau. Dit zal u een 'natuurlijk' voordeel opleveren. Tijdens de onderhandelingen zijn de volgende punten van belang:

  1. Neem het initatief: Wanneer u het initatief neemt, komt u overtuigend over. Bepaal waar iedereen gaat zitten en regel drankjes en versnaperingen. Stel u op als de gastheer of -vrouw. Uw tegenpartij zal dan automatisch de beleefde (en bescheiden) houding van een gast aannemen. Open de bijeenkomst met een kort welkomstwoord.
  2. Laat de tegenpartij het openingsvoorstel doen: Het openingsvoorstel is cruciaal. Degene die een voorstel heeft gedaan, kan daar later nooit meer op terugkomen. Laat het openingsvoorstel daarom van uw tegenstander uitgaan. Wanneer u het initiatief naar u toe heeft getrokken en het welkomstwoord heeft, heeft u het voordeel dat de tegenpartij nu aan zet is en bijna genoodzaakt is een bod op tafel te leggen.
  3. Doe altijd een tegenbod: Na het voorstel van uw tegenstander komt u altijd met een tegenbod, ook als is hetgeen u werd aangeboden meer dan u had verwacht. Laat uw tegenstander in de waan dat hij/zij na 'een felle strijd' het maximale heeft bereikt.
  4. Vermijd irritatie: Voorkom dat uw tegenstander geïrriteerd raakt door uw houding (hooghartigheid bijvoorbeeld) of door uw taalgebruik (zoals verhullend technisch jargon). Een geïrriteerde tegenstander gaat dwarsliggen en wordt onredelijk. Zorg dat u oprecht en open overkomt.
  5. Laat de ander met een toenadering beginnen: Ook hier geldt weer dat u niet kunt terugkomen op een eerder gedaan aanbod. Leg dit risico daarom bij uw tegenstander. Dit kunt u bijvoorbeeld bereiken door de uiteenzetting van uw standpunt te beëindigen met de vraag tot waar uw tegenstander u tegemoet kan komen.
  6. Haal nooi het onderste uit de kan: Niets is zo vervelend om te onderhandelen met iemand die alleen maar aan zijn eigen belang denkt en niet de indruk wekt iets toe te geven of daartoe bereid te zijn. Ga nooit te ver en geef uw tegenstander altijd het idee dat hij ook iets heeft bereikt. Een 'uitgekleden' onderhandelingspartner zal zich de volgende keer minder handelbaar opstellen.

Afronding

De voorlaatste fase van de onderhandeling draait vooral om precisie. Pak de afronding van de bespreking als volgt aan:

  1. Geef een samenvatting: Neem het woord en vat het bereikte resultaat rustig en duidelijk samen. Doe dit objectief zonder persoonlijke toevoegingen. Dit soort toevoegingen hebben geen enkel praktisch nut en leiden alleen maar tot verder discussies.
  2. Laat de tegenpartij uw verhaal bevestigen: Zorg dat bij de samenvatting en de bevestiging een onafhankelijk derde partij aanwezig is of zet alles op papaier.

Evaluatie

Bezin u na dit hele proces van onderhalen op hetgeen er gebeurd is. Wat is er goed gegaan? Wat is er fout gegaan? Wat had er beter gekund? Evalueren is belangrijk om in de toekomst (nog) betere resultaten te behalen. Zet de conclusies van uw persoonlijke evaluatie op papier en lees ze door voor de volgende onderhandelingen.

Inloggen


Lid worden?

Personen actief in de Nederlandse afbouw krijgen veel voordelen als lid van NOA.


Lees de voordelen en word lid